Provincia autonoma di Trento

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Conservazione dei documenti informatici

 

Tappe del percorso per il conseguimento della certificazione di qualità ISO 27001

In un’epoca di forte spinta alla digitalizzazione dei processi e dei documenti della Pubblica Amministrazione, il Codice dell’Amministrazione digitale, fonte normativa primaria in materia, ha stabilito che i documenti prodotti dalle amministrazioni pubbliche con mezzi informatici debbano anche essere conservati con modalità digitali (art. 43, c. 3 del D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm.), escludendo quindi pratiche di materializzazione/stampa dei documenti informatici ai fini della conservazione a lungo termine, laddove prevista.

Le attività di conservazione a lungo termine dei documenti informatici possono essere svolte dagli enti pubblici al proprio interno, mediante la predisposizione di un sistema di conservazione a norma, oppure mediante delega del processo di conservazione ad un conservatore esterno (Agenzia per l’Italia Digitale – AgID: Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, paragrafo 4.3).

A partire dal 1 marzo 2015 la Provincia autonoma di Trento ha per alcuni anni delegato il processo di conservazione dei propri documenti informatici al Polo archivistico regionale dell’Emilia-Romagna – ParER sulla base di un apposito accordo interistituzionale di collaborazione (cfr. deliberazione della Giunta provinciale n. 2219 del 15 dicembre 2014).

Dal 1 luglio 2019 la Provincia autonoma di Trento conserva al proprio interno i documenti informatici, secondo un modello organizzativo in house, servendosi tuttavia dell’infrastruttura tecnologica del Polo archivistico dell’Emilia-Romagna, il quale rimane ad oggi partner fondamentale di PAT anche per la conservazione dei documenti degli altri enti del sistema pubblico trentino (cfr. deliberazione della Giunta provinciale n. 828 del 7 giugno 2019 e deliberazione della Giunta provinciale n. 853 del 25 giugno 2020)

L’acquisizione di conoscenze e competenze in materia di conservazione digitale all’interno delle strutture amministrative provinciali coinvolte (Ufficio Beni archivistici, librari e Archivio provinciale della Soprintendenza per i Beni culturali; Ufficio Digitalizzazione dell’Unità di missione strategica Semplificazione e Digitalizzazione) si inserisce in un più ampio percorso finalizzato alla costituzione di un Polo archivistico digitale territoriale del Trentino, obiettivo posto dal legislatore provinciale all’articolo 13 della legge provinciale 27 luglio 2012, n. 16.

Il Polo archivistico digitale trentino opererà per gli enti del sistema pubblico trentino.

Affinché un ente possa svolgere il processo di conservazione digitale dei documenti per conto di enti terzi la normativa attualmente in vigore prevede una procedura di accreditamento presso l’Agenzia per l’Italia Digitale – AgID, ma tale procedura sarà tuttavia rivista e sostituita da altra modalità di qualificazione più aderente ai dettami della normativa europea e in particolare al Regolamento UE n. 910/2014.

In ogni caso è previsto che l’ente che si candida a divenire conservatore per conto di enti terzi ottenga la più elevata certificazione di qualità del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni ai sensi della norma ISO/IEC 27001.

La Provincia autonoma di Trento sosterrà gli audit per la certificazione ISO/IEC 27001 nel corso dei mesi di marzo – maggio 2021.

Per approfondimenti sulla documentazione in materia si rimanda al seguente link: https://www.cultura.trentino.it/Il-Dipartimento/Soprintendenza-per-i-beni-culturali/Ufficio-beni-archivistici-librari-e-Archivio-provinciale/Strumenti/m-Conservazione-dei-documenti-informatici

Per maggiori informazioni contattare l’indirizzo conservazione.pat@provincia.tn.it.

 
 
 
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